O debate em torno de autonomia das áreas de negócio na compra de software tem no fenômeno conhecido como shadow IT um exemplo que Rolando Bonaccorsi, engenheiro de computação com MBA executivo, problematiza pelo efeito prático. A ferramenta é contratada com cartão corporativo, funciona bem durante alguns meses e aparece na porta da área técnica justamente no dia em que precisa de integração, de suporte ou de dado confiável para um relatório.
A compra informal raramente nasce de má intenção de quem assina. Ela nasce de uma necessidade legítima do negócio que a fila de tecnologia não atendeu no prazo esperado pela área, e a facilidade de contratar serviços por assinatura transformou qualquer gestor em comprador de software com dois cliques e um cartão de crédito corporativo.
Como a compra acontece?
O ciclo se repete de forma bastante previsível em empresas de médio porte. Uma área identifica uma dor real, encontra uma solução de prateleira, testa na versão gratuita, aprova internamente e contrata sem nenhuma avaliação de integração, de segurança ou de tratamento de dados pessoais, porque nenhuma dessas perguntas aparece na tela de pagamento do fornecedor. O processo é simples por desenho comercial do próprio fornecedor, que vende direto para a área usuária.
Nesse contexto, o problema se instala de verdade no dia em que a ferramenta passa a ser essencial para o processo da área. Os dados do negócio vivem ali, os processos inteiros dependem dela e ninguém documentou nada em lugar nenhum. No diagnóstico de Rolando Bonaccorsi, a dependência silenciosa é mais perigosa que a própria contratação informal, já que remover a ferramenta depois custa caro.
O custo que aparece depois
A primeira conta costuma chegar à área técnica em forma de pedido urgente de integração. Para alimentar relatórios corporativos ou conversar com o sistema principal da empresa, a ferramenta precisa de interface, credencial e rotina de carga de dados, trabalho que ninguém previu no orçamento inicial e que recai sobre a equipe técnica como demanda urgente de última hora.
Existe ainda a conta de risco, bem menos visível no início e mais séria no médio prazo. Um contrato assinado sem revisão jurídica, um dado sensível hospedado em serviço desconhecido e a ausência de controle de acesso criam uma exposição que aparece, mais tarde, na próxima auditoria. Como considera Rolando Bonaccorsi, o custo de regularizar costuma superar o valor economizado na pressa inicial.
Proibir não resolve
Uma política puramente restritiva produz contratação ainda mais escondida dentro das áreas de negócio. Quando a compra informal passa a ser motivo de punição interna, as áreas simplesmente deixam de comunicar, e a área técnica perde até a pouca visibilidade que tinha, situação bem pior do que conviver com a prática de forma transparente e monitorada pela própria área técnica.
O que realmente funciona segue justamente o caminho inverso da proibição. Oferecer avaliação rápida, com prazo curto e critérios claros de aprovação, torna o caminho oficial mais atraente que o atalho informal. Rolando Bonaccorsi situa a velocidade de resposta da área técnica como fator decisivo nessa disputa pela preferência do gestor apressado, que decide pelo caminho mais rápido.
Caminho rápido de avaliação
Um processo leve de avaliação resolve a maior parte dos casos em poucos dias de análise técnica. Um questionário curto sobre dado tratado, integração necessária, custo mensal e criticidade para o negócio permite classificar qualquer pedido em três faixas de atenção, com análise proporcional ao risco de cada uma delas.
Em paralelo, um inventário vivo das ferramentas em uso completa o arranjo e custa muito pouco para manter atualizado. Uma lista simples com responsável, finalidade, custo e data de renovação evita duplicidade de contratos e dá base para negociação em escala com os fornecedores. Conforme informa Rolando Bonaccorsi, o inventário antecipa o momento em que uma ferramenta passa a precisar de integração formal.